Cette entreprise, un leader mondial de l’emballage pharmaceutique en verre, a sélectionné la plateforme BuyCo pour piloter ses expéditions de conteneurs. Grâce à cet outil, les équipes d’affrètement peuvent préparer et suivre les expéditions tout en facilitant la collaboration avec les transitaires.
L’intégration déjà existante de l’ERP SAP vers BuyCo permet d’automatiser la réception des demandes de transport. Avec l’ajout d’une interface retour, les informations remontent de BuyCo vers l’ERP, ce qui favorise la collaboration entre les équipes d’affrètement, de comptabilité et de finance, améliorant ainsi les processus de reconnaissance du chiffre d’affaires et de facturation. Les bénéfices sont conséquents : réduction de la charge de travail, meilleure gestion, visibilité pour les équipes financières et optimisation de la relation client.
L’automatisation permet d’accélérer le rythme de reconnaissance du chiffre d’affaires
Ce projet a été initié sous la direction du Directeur Financier pour accélérer le rythme de la reconnaissance du chiffre d’affaires. L’objectif est double : limiter le temps de vérification de chaque dossier pour les équipes de comptabilité et d’affrètement en automatisant les tâches, et accélérer la déclaration mensuelle du chiffre d’affaires pour améliorer la capacité d’analyse financière du groupe.
Grâce à l’intégration de BuyCo vers SAP, cette entreprise est passé d’un rythme trimestriel à un rythme mensuel pour la reconnaissance du chiffre d’affaires. Auparavant, les équipes d’affrètement devaient vérifier manuellement toutes les expéditions de fin de mois. Avec cette intégration, les informations essentielles à l’attribution du chiffre d’affaires à une période calendaire, typiquement la date d’embarquement ou la date de livraison, en fonction des incoterms, sont automatiquement transmises aux équipes comptables, réduisant significativement la vérification de plusieurs centaines de lignes.
Cette intégration des systèmes d’information permet d’étendre l’utilisation d’un outil opérationnel à des domaines non directement connectés, notamment la finance.
L’impact pour la société est important : le rythme de l’analyse financière est accéléré, la pression liée au contrôle des dossiers par les équipes comptable et d’affrètement est réduite, et la déclaration du chiffre d’affaires, qui était réalisée à J+3 après la fin du mois, est désormais effectuée à J+2.
Une collaboration étendue pour améliorer le processus de facturation
Dans le cadre de la facturation, il est obligatoire de facturer tout produit expédié dès qu’il quitte l’usine. Cependant, les fluctuations des délais de transport maritimes ont parfois provoqué l’arrivée à échéance de certaines factures avant même que la marchandise ne soit livrée. Ceci a pu engendrer quelques perturbations avec certains clients. Cette situation nécessite également le retraitement manuel de nombreux dossiers par l’équipe finance.
Grâce à l’intégration de BuyCo vers l’ERP, la date d’échéance des factures est automatiquement recalculée selon la date de livraison réelle, fournie par BuyCo. La traçabilité est maintenue en conservant la date d’échéance initiale pour référence. La précision du nouveau calcul (date de livraison réelle + délai contractuel de paiement) permet de piloter les cash flows et de lancer les actions de relance uniquement lorsqu’elles sont justifiées.
Les bénéfices pour l’entreprise :
- Une relation client améliorée grâce à une gestion plus précise des délais de paiement.
- Une meilleure visibilité pour les équipes financières, qui peuvent désormais anticiper les paiements et gérer les éventuels décalages de paiement dus aux retards de livraison.
- Une réduction du travail manuel pour les équipes financières, qui n’ont plus besoin de vérifier les écarts de paiement afin de les justifier.
Ce projet global, soutenu par le CEO, et piloté par le Directeur Financier de cette entreprise leader sur son marché, renforce la place de BuyCo comme un outil stratégique, qui dépasse la gestion opérationnelle du fret de conteneurs pour apporter une réelle valeur ajoutée aux équipes financières et commerciales.
