Gestion des documents
Logiciel de gestion des documents relatifs au transport maritime de conteneurs
BuyCo centralise la gestion des documents relatifs au fret maritime, les instructions d’expédition, les déclarations VGM et les connaissements, en synchronisant les échéances avec les dates limites de chaque expédition, et remplace ainsi les fils de discussion épars par un dossier partagé unique.
Un logiciel de gestion des documents relatifs au transport maritime de conteneurs centralise l’ensemble des documents liés à chaque expédition : connaissements, instructions d’expédition, déclarations VGM, certificats d’origine et listes de colisage. Ainsi, les exportateurs, les transitaires et les transporteurs travaillent à partir d’un dossier commun, plutôt que de s’appuyer sur des fils de discussion parallèles par e-mail.
BuyCo s’appuie sur les étapes clés propres à chaque expédition : chaque exigence documentaire est associée à un responsable et à une date limite synchronisés avec la date limite de transmission des instructions d’expédition, la date limite de déclaration du VGM ou l’heure de départ prévue (ETD) de l’expédition concernée. Les instructions d’expédition et les déclarations de VGM peuvent être générées directement à partir des données de réservation, ce qui évite de devoir les saisir à nouveau.
Demandez et partagez des documents
Avec la gestion des documents d’expédition de conteneurs de BuyCo, ne laissez pas les documents se perdre dans les courriels. Collaborez plus efficacement en partageant et en demandant tous les documents en un seul endroit.
- Partagez des documents entre vos équipes, vos partenaires et vos expéditeurs
- Demandez des documents à des collaborateurs ou à des membres spécifiques
- Suivez la finalisation des documents sur vos expéditions
- Enregistrer toutes les versions des documents
Créez des flux de documents synchronisés avec les étapes de votre expédition
Créez un processus standard et sécurisé pour partager, valider et demander des documents à vos équipes, partenaires et clients, en fonction de vos besoins opérationnels.
- Attribuez des responsabilités en matière de documents aux collaborateurs
- Ajoutez des exigences en matière de documents à votre planification d’expédition
- Définir des exigences spécifiques et des délais synchronisés avec le statut de votre envoi
- Alertes et notifications pour les participants au transport
Automatisez les flux de documents
Rationalisez la gestion des documents pour toutes les expéditions en automatisant les flux de documents. Faites en sorte que les parties concernées soient automatiquement notifiées de leurs responsabilités.
- Automatisez les exigences en matière de documents en fonction des caractéristiques de l’envoi
- Synchroniser les échéances et les notifications des documents avec les ETD/ETA de l’expédition et tous les autres jalons.
- Générer automatiquement des instructions d’expédition et des déclarations VGM.
« >SI vs BL : Vérification des connaissements par rapport aux instructions d’expédition
« >La fonctionnalité « SI vs BL » de BuyCo utilise l’intelligence artificielle pour analyser et comparer les informations contenues dans ces deux documents, ce qui permet à vos équipes de repérer plus rapidement les divergences et de simplifier les modifications apportées aux lettres de transport avec les transporteurs.
Tour de contrôle des documents pour surveiller l’état d’avancement des tâches quotidiennes
BuyCo propose une tour de contrôle dédiée aux tâches documentaires. Elle met en évidence les envois dont les tâches doivent être achevées ou qui présentent un risque, afin que l’équipe opérationnelle ait une vision claire de ce qu’il est important de faire maintenant pour s’assurer que tous les documents sont livrés à temps et dans leur intégralité.
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FAQ
Quel est le meilleur logiciel pour gérer les heures limites d’envoi ?
Logiciel qui associe les échéances relatives aux documents aux dates limites réelles de chaque expédition, plutôt qu’à un calendrier ou à un tableur partagé. BuyCo calcule les échéances relatives aux instructions d’expédition (SI) et à la masse brute déclarée (VGM) à partir des étapes propres à chaque expédition, désigne un responsable et génère les instructions d’expédition ainsi que la déclaration VGM directement à partir des données de réservation.
Que doit inclure un logiciel de gestion des documents relatifs au transport maritime de conteneurs ?
Au minimum : une plateforme commune pour la demande et le partage de documents, des flux de travail liés aux étapes clés de l’expédition et aux heures limites des transporteurs, la génération automatisée de documents courants tels que les instructions d’expédition et le VGM, ainsi qu’une vue d’ensemble permettant d’identifier les expéditions pour lesquelles des documents sont en attente ou présentent un risque.
Quel est le meilleur logiciel de déclaration VGM ?
Une solution qui génère la déclaration VGM à partir de vos données de réservation existantes et la soumet automatiquement avant l’heure limite fixée par le transporteur pour la VGM, sans qu’il soit nécessaire de la saisir manuellement. BuyCo génère les déclarations VGM directement à partir des données d’expédition et assure le suivi de chaque soumission par rapport à l’heure limite fixée.
Quel est le meilleur logiciel pour gérer les déclarations de VGM ?
Un logiciel qui attribue un responsable et une date limite à chaque déclaration VGM et signale tout envoi risquant de ne pas respecter l’heure limite. La « Document Control Tower » de BuyCo indique en temps réel quels envois présentent des tâches VGM en suspens ou à risque.
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